Facturación Electrónica
Integración con SIFEN - Disponible solo para Paraguay
Disponibilidad
Este módulo está disponible únicamente para usuarios de Paraguay con integración SIFEN (Sistema Integrado de Facturación Electrónica Nacional).
Antes de empezar, necesitas tener:
- RUC de tu empresa (Registro Único de Contribuyente)
- Timbrado vigente emitido por la SET
- Certificado digital (.pfx) para firmar documentos electrónicos
- CSC (Código de Seguridad del Contribuyente) proporcionado por la SET
Cambiar al Módulo de Facturación
- 1Haz clic en el selector de módulos en la barra superior
- 2Selecciona "Facturación" de la lista
Configuración SIFEN
Antes de poder emitir facturas, necesitas configurar tu conexión con SIFEN. Esto se hace una sola vez (o cuando cambies de timbrado).
- 1Ve a Configuración → SIFEN
- 2Completa los datos de tu empresa
- 3Sube tu certificado digital (.pfx)
- 4Selecciona el ambiente (Test para probar, Producción para facturas reales)
- 5Haz clic en "Test de Conexión" para verificar que todo está correcto
| Campo | Qué escribir |
|---|---|
| Razón Social | El nombre legal de tu empresa tal como aparece en tu RUC |
| RUC | Tu número de Registro Único de Contribuyente |
| Timbrado | El número de timbrado vigente autorizado por la SET |
| Rango de numeración | El rango de números de factura autorizados |
| CSC | El Código de Seguridad del Contribuyente (proporcionado por la SET) |
| Certificado Digital | Sube el archivo .pfx para firmar tus documentos electrónicos |
| Ambiente | Test (para pruebas) o Producción (facturas reales) |
| Logo KUDE | Sube el logo de tu empresa para que aparezca en las facturas impresas |
Consejo importante
Siempre prueba primero en ambiente Test. Emite algunas facturas de prueba para verificar que todo funciona correctamente antes de cambiar a Producción. Las facturas en Test no tienen validez fiscal.
Gestión de Clientes
Para emitir una factura necesitas tener al cliente registrado. Puedes crear clientes desde aquí o directamente al momento de crear una factura.
Crear un Cliente
- 1Ve a la sección "Clientes" en el menú lateral
- 2Haz clic en "+ Nuevo Cliente"
- 3Completa los datos del cliente
- 4Haz clic en "Guardar"
| Campo | Qué escribir |
|---|---|
| RUC | El RUC del cliente (puedes consultarlo contra SIFEN para autocompletar) |
| Tipo Contribuyente | Contribuyente o No Contribuyente |
| Razón Social | Nombre legal del cliente |
| Nombre Fantasía | Nombre comercial (opcional) |
| Tipo | Persona Física o Jurídica |
| Correo electrónico del cliente | |
| Teléfono | Número de contacto |
| Dirección | Dirección fiscal |
| Ciudad / Departamento | Selecciona del catálogo geográfico de SIFEN |
Consulta de RUC
Kuentalo puede verificar el RUC de tu cliente directamente con SIFEN:
- 1En el formulario de cliente, escribe el RUC
- 2Haz clic en el botón "Consultar"
- 3Si el RUC es válido, los datos del contribuyente se completan automáticamente
Ahorra tiempo
Usa la consulta de RUC siempre que puedas. Te ahorra escribir los datos manualmente y evita errores.
Gestión de Servicios/Productos
Crea un catálogo de los productos o servicios que vendes. Así al crear una factura, solo seleccionas el ítem del catálogo y se completan los datos automáticamente.
Crear Servicio/Producto
- 1Ve a la sección "Servicios" en el menú lateral
- 2Haz clic en "+ Nuevo Servicio"
- 3Completa los datos del servicio o producto
- 4Haz clic en "Guardar"
| Campo | Qué escribir |
|---|---|
| Código | Se genera automáticamente, o puedes asignar uno propio |
| Nombre | El nombre del servicio o producto |
| Descripción | Detalle de lo que incluye |
| Precio | El valor unitario |
| Tasa IVA | Elige: 10%, 5% o Exento (0%) |
| Código de unidad | La unidad de medida (ej: unidad, hora, servicio) |
Crear Factura
El proceso de crear una factura es guiado paso a paso. Kuentalo calcula los impuestos automáticamente.
- 1Ve a "Facturas" en el menú lateral
- 2Haz clic en "+ Nueva Factura"
- 3Selecciona el tipo: Factura, Nota de Crédito o Nota de Débito
- 4Sigue los 4 pasos del asistente
Paso 1: Seleccionar Cliente
Busca al cliente por nombre o RUC. Si no existe, puedes crearlo en el momento:
- Escribe el nombre o RUC del cliente en el buscador
- Selecciónalo de la lista de resultados
- Si es un cliente nuevo, haz clic en "+ Crear Cliente" para registrarlo sin salir del proceso
Paso 2: Agregar Ítems
- 1Haz clic en "+ Agregar Ítem"
- 2Selecciona un servicio/producto de tu catálogo o escribe la descripción manualmente
- 3Ajusta la cantidad y el precio si es necesario
- 4El IVA se calcula automáticamente según la tasa del producto
- 5Repite para agregar más ítems si necesitas
Paso 3: Revisar Totales
Kuentalo calcula todo automáticamente. Revisa que los totales sean correctos:
| Concepto | Qué muestra |
|---|---|
| Subtotal Exento | Total de ítems sin IVA |
| Subtotal 5% | Total de ítems con IVA al 5% |
| Subtotal 10% | Total de ítems con IVA al 10% |
| IVA 5% | El monto de impuesto al 5% |
| IVA 10% | El monto de impuesto al 10% |
| Total | El monto final de la factura |
Paso 4: Emitir
- 1Revisa todos los datos una última vez
- 2Haz clic en "Emitir Factura"
- 3La factura se guarda con estado "Pendiente" y entra a la cola de envío
- 4En los próximos 5 minutos, Kuentalo la envía automáticamente a SIFEN
- 5La numeración se asigna automáticamente según tu timbrado
No necesitas hacer nada más
Una vez que emites la factura, Kuentalo se encarga de enviarla a SIFEN automáticamente. Solo revisa el estado en la lista de facturas para confirmar que fue aprobada.
Estados de Factura
Cada factura pasa por diferentes estados desde que la creas hasta que SIFEN la aprueba:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente | La factura está en cola, esperando ser enviada a SIFEN |
| Enviado | Ya se envió a SIFEN, esperando su respuesta |
| Aprobado ✅ | SIFEN la aceptó. La factura tiene validez fiscal |
| Rechazado | SIFEN encontró un error. Revisa el mensaje de error para corregir |
| Fallido | Hubo un error técnico al enviar. Se reintentará automáticamente |
| Cancelado | La factura fue anulada ante SIFEN |
Cola de Envío Automático
No necesitas enviar las facturas manualmente. El sistema las procesa automáticamente:
- Cada 5 minutos, Kuentalo envía las facturas pendientes a SIFEN
- Si una factura falla, se reintenta automáticamente
- Puedes ver el número de reintentos y el último error en el detalle de cada factura
- También puedes consultar manualmente el estado haciendo clic en la factura
Cancelar una Factura
- Solo puedes cancelar facturas con estado "Aprobado"
- La cancelación se envía a SIFEN y el documento cambia a estado "Cancelado"
- Una vez cancelada, la factura no puede revertirse
Cuidado
La cancelación es permanente. Asegúrate de que realmente necesitas anular el comprobante antes de proceder.
KUDE y XML
Una vez que una factura es aprobada por SIFEN, puedes descargar el comprobante en formato KUDE (PDF) o XML para tus registros.
Descargar KUDE (PDF)
- 1Ve a la lista de facturas y selecciona la que quieres descargar
- 2Haz clic en "Descargar KUDE"
- 3Elige el formato: A4 (hoja completa) o Ticket (formato recibo)
- 4El PDF se descarga con el logo que configuraste en SIFEN
Descargar XML
- Disponible para facturas que ya fueron enviadas a SIFEN
- Descarga el XML firmado digitalmente
- Útil para respaldo fiscal, auditorías y para compartir con tu contador